INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI PER CANDIDATI
Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro con sede legale in Corso Sempione, 4 – 20154 Milano e direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, CF/PI: 12720200158, (di seguito definita “organizzazione”) in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali dei candidati. L’organizzazione opera sul territorio italiano mediante filiali il cui elenco aggiornato è consultabile sul sito internet
www.etjca.it
FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
I dati personali acquisiti dall’organizzazione possono essere raccolti:
• direttamente presso l’interessato, tramite consegna del CV cartaceo in filiale o tramite il portale online sul sito internet
www.etjca.it nella sezione per i candidati (ove è possibile anche il caricamento spontaneo di un video del candidato);
• occasionalmente presso fonti ad accesso pubblico o presso soggetti terzi (es. informazioni di carattere lavorativo presenti su social network nei limiti di quanto consentito dalla vigente normativa).
Per i dati raccolti non direttamente presso l’interessato, viene fornita la presente informativa all’atto della loro registrazione e comunque non oltre la prima eventuale comunicazione.
I dati trattati, ove il rapporto in essere lo richieda, sono: dati personali (a titolo esemplificativo e non esaustivo: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza, sesso, dati di contatto, titoli di studio, esperienze lavorative ed eventuali dati in generale riportati nel CV redatto dall’interessato e/o nel questionario compilato via web) e, ove necessario, categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 del RGPD.
Può accadere in particolare che nell’ambito dello svolgimento dell’attività l’organizzazione venga in possesso, nei limiti di quanto consentito dalla legge, di dati che la legge definisce come “sensibili”, e cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’appartenenza a categoria protetta, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute. In alcuni casi tali Dati potrebbero essere strettamente necessari ai fini della selezione. In tal caso saranno trattati esclusivamente per le finalità connesse all’ottemperanza di un obbligo contrattuale/precontrattuale, legale, normativo, regolamentare, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo. Qualora nei curricula inviati dai Candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita, Etjca si asterrà dall’utilizzare tali informazioni.
In ogni caso tutti questi dati vengono trattati nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’organizzazione.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Al fine di rispondere online ad uno specifico annuncio di lavoro o presentare una candidatura spontanea è necessario creare un profilo utente sul portale web. Ciò potrebbe essere applicabile anche quando la consegna del curriculum avvenga in formato cartaceo in filiale, in quanto il candidato potrebbe essere invitato alla creazione del profilo online ai fini di una più efficace gestione della candidatura. I dati inseriti in fase di registrazione online, o altresì conferiti in modalità cartacea in filiale, saranno conservati per un periodo di tempo pari a 12 mesi (salvo diversa disposizione di legge che preveda periodi superiori) dal loro ricevimento/ultimo aggiornamento/ultimo accesso al proprio profilo e, al termine di tale periodo saranno cancellati unitamente al profilo utente online o resi anonimi in modo irreversibile. In ogni caso, l’utente dei servizi online riceverà preventivamente una comunicazione via mail che lo avvertirà della necessità di aggiornare il proprio profilo obsoleto e dell’eventuale cancellazione del profilo. Inoltre, l’organizzazione ha previsto, all’interno del sito, la possibilità di cancellarsi personalmente dal proprio profilo.
Nello specifico si informa l’interessato che:
• in caso di candidatura in risposta ad uno specifico annuncio i dati saranno utilizzati per il solo periodo necessario alle finalità di selezione per la specifica posizione a cui si candida l’interessato e, previ consensi facoltativi conferiti dall’interessato, i dati saranno utilizzati al fine di poter ricontattare l’interessato per future ed ulteriori posizioni lavorative ritenute da parte di Etjca attinenti al profilo e per l’invio di job alert/newsletter/e-mail. In caso di candidatura ad uno specifico annuncio, il profilo utente rimarrà comunque attivo per i previsti 12 mesi al fine di consentire agevolmente al candidato la presentazione di ulteriori candidature ad annunci senza dover conferire nuovamente i dati personali;
• in caso di candidatura spontanea (o generica consegna del proprio CV in filiale senza rispondere a nessuna offerta di lavoro in particolare) i dati saranno trattati per un periodo di tempo pari a 12 mesi durante il quale l’organizzazione potrà utilizzare i dati e contattare l’interessato per posizioni di lavoro ritenute compatibili con il proprio profilo e previo consenso facoltativo per l’invio di job alert/newsletter/e-mail
• in caso di mera creazione del profilo utente online, senza la presentazione di candidatura spontanea o senza candidatura specifica in risposta ad un annuncio di lavoro, i dati saranno trattati per un periodo di tempo pari a 12 mesi durante il quale l’organizzazione potrà inviare previo consenso facoltativo job alert/newsletter/e-mail
Qualora si instauri un rapporto lavorativo o vi siano specifiche finalità amministrative e/o gestionali o comunque situazioni previste da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi è previsto che il periodo di conservazione dei dati possa essere esteso conformemente alla vigente legislazione. L’organizzazione mediante controlli periodici, verificherà costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati conservati e si riserva la possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste. I curricula vitae nello specifico potranno essere distrutti in modo sicuro in caso non siano considerati più attuali o di interesse, oppure qualora non siano stati aggiornati dall’interessato.
CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti necessari che l’organizzazione deve effettuare per adempiere alle esigenze di conoscenza e valutazione dei candidati nell’ambito della ricerca e selezione di personale per la copertura di posizioni di lavoro, nonché ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per l’organizzazione di dar corso al processo di ricerca e selezione del personale.
Il consenso non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, quandanche conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati sono trattati nell’ambito della normale attività dell’organizzazione e secondo le seguenti finalità. Qualora il titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, esso fornirà previamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederà a richiederne il consenso ove previsto. Nel caso particolare di esito positivo del processo di selezione, i candidati riceveranno l’informativa per il personale da parte di Etjca o dell’azienda che effettuerà l’assunzione.
1) Ricerca e selezione di personale rispetto allo specifico annuncio di lavoro per il quale si è candidato l’interessato, da inserire all’interno dell’organizzazione o presso organizzazioni clienti, anche mediante procedure concorsuali (incluse le fasi di esecuzione dei procedimenti amministrativi ed istruttori connesse), comprese le eventuali finalità correlate; previo separato consenso richiesto successivamente, si potrà acquisire referenze dai soggetti indicati dall’interessato;
2) Creazione e gestione del profilo utente online, gestione della risposta a specifiche comunicazioni degli interessati, gestione degli adempimenti amministrativi, recepimento e gestione di obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa nazionale e comunitaria, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, gestione della risposta e approfondimento circa reclami o disservizi,
3) Ricerca e selezione di personale in seguito ad una candidatura spontanea richiesta dall’interessato rispetto a molteplici posizioni lavorative ritenute da parte di Etjca di potenziale interesse senza rispondere ad uno specifico annuncio, comprese le finalità correlate; previo separato consenso richiesto successivamente si potrà acquisire referenze dai soggetti indicati dall’interessato;
4) Ricerca e selezione di personale, previo consenso facoltativo, rispetto a ulteriori molteplici posizioni lavorative ritenute da parte di Etjca di potenziale interesse, da inserire all’interno dell’organizzazione o presso organizzazioni clienti, comprese le finalità di interesse legittimo correlate;
5) Nell’ambito delle precedenti finalità, ricerca e selezione di personale mediante l’utilizzo di materiale audiovisivo.
Previo consenso facoltativo, audio e video volontariamente inviati dall’interessato sul portale on line, saranno trattati per: invio di registrazioni e interviste ai clienti di Etjca e/o enti potenzialmente interessati alla Sua candidatura; promozione della risorsa (es. candidato, somministrato) verso aziende clienti e potenziali clienti;
6) Invio, previo consenso facoltativo, di job alert, newsletter, materiale promozionale periodico via e-mail al fine di tenere informato l’interessato sulle opportunità lavorative offerte dall’organizzazione o per proporre servizi ritenuti di potenziale interesse (es. corsi di formazione, eventi, etc);
7) Comunicazione, previo consenso facoltativo, dei dati a società/enti esterni terzi operanti nel settore della formazione al fine di consentire alle stesse di proporre su propria iniziativa corsi ritenuti di potenziale interesse (finalità di marketing di terzi);
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati sono trattati per le sopra esplicitate finalità, oltre che sulla base del consenso (finalità 5 (rilasciato al momento dell’eventuale upload del video), 4, 6, 7), anche al fine di ottemperare ad un obbligo contrattuale/precontrattuale, legale, normativo, regolamentare, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo (finalità 1, 2, 3). I riferimenti normativi espliciti aggiornati al loro ultimo stato di revisione che prevedono gli obblighi o gli adempimenti in base ai quali potrebbe essere eventualmente effettuato il trattamento dei dati sono disponibili e consultabili presso il Titolare del Trattamento e in ogni caso sono parte del vigente diritto dell’Unione nonché dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.
Per il trattamento delle Particolari Categorie di dati in fase di selezione dei Candidati, in aggiunta alle sopramenzionate basi giuridiche, Etjca può fare affidamento sulle seguenti condizioni di liceità:
• ai sensi dell’art. 9 paragrafo 2 lett. b) del Regolamento Ue 2016/679, la necessità di assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato.
• ai sensi dell’art. 9 paragrafo 4 e dell’art. 88 del Regolamento, l’adempimento di specifici obblighi o l’esecuzione di specifici compiti previsti dalla normativa dell’Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ai sensi del diritto interno, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, tra cui fornire specifici servizi o azioni mirate per assistere le categorie di lavoratori svantaggiati nella ricerca di una occupazione (cfr. art. 10 d. lgs 10 settembre 2003, n. 276; L.68/1999).
• ai sensi dell’art. 9 paragrafo 4 del Regolamento, l’osservanza dell’Autorizzazione “Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro (aut. gen. n. 1/2016)” ovvero delle regole di deontologia ai sensi dell’art. 2 quater del Codice privacy.
MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione della documentazione è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea. Le comunicazioni potranno avvenire in modalità tradizionali (es., posta cartacea, telefono), automatizzate ed assimilabili (es: fax, e-mail, sms, app, ecc..). Talvolta potrebbero essere utilizzati sistemi e/o processi automatizzati per la ricerca e la selezione dei candidati mediante ad esempio la ricerca filtrata sulle liste di candidati considerando parametri quali ad esempio le competenze, la formazione, etc. Si precisa che la semplice applicazione di filtri per la ricerca in una banca dati in base al profilo ricercato oppure l’automatizzazione di una singola fase del processo non rientrano nel campo di applicazione dell’art. 22 GDPR. Ad esempio, se i clienti di Etjca ricercano personale per alcune posizioni lavorative, l’organizzazione potrà effettuare una ricerca nel proprio database candidati utilizzando alcuni parametri quali ad esempio la disponibilità, le competenze, e in talvolta i feedback per individuare un gruppo di candidati che più probabilmente sono in grado di soddisfare le richieste del cliente.
In particolare i dati potranno essere utilizzati per elaborare dei punteggi di scoring sulla base delle informazioni contenute nel curriculum fornito dall’interessato e/o sottoporre delle offerte lavorative idonee con il profilo, sempre sull’analisi delle informazioni fornite dall’interessato. Anche ove presente una preselezione automatica, interviene comunque un intervento umano da parte di un addetto di Etjca.
Di seguito alcune informazioni essenziali.
• La raccolta di dati personali è limitata a quanto necessario per ogni specifica finalità del trattamento
• Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti
• La memorizzazione di dati personali è limitata per ogni specifica finalità del trattamento
• Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali senza il consenso dell’interessato
• Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali senza il consenso dell’interessato
AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI
I dati personali raccolti dall’organizzazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti. Per tutte le finalità sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette il rapporto/contratto potrebbe non essere compiutamente adempiuto. Per tutte le finalità indicate nella presente informativa i dati, ove previsto e necessario, potrebbero essere comunicati a clienti all’interno e all’esterno dell’Unione Europea (in paesi non definibili a priori in quanto variabili in funzione del cliente), nel rispetto dei diritti e delle garanzie previsti dalla normativa vigente, previa verifica che il Paese extra UE in questione garantisca un livello di protezione "adeguato" o mediante l’utilizzo degli strumenti giuridici previsti dal GDPR (es. clausole contrattuali standard, deroghe ex art 49) . L’elenco aggiornato dei fornitori a cui possono essere comunicati i dati è reperibile contattando la sede dell’organizzazione.
• Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria
• Clienti che offrono posizioni lavorative ritenute di interesse per il candidato (la comunicazione potrebbe prevedere l’invio del CV; video cv e/o video intervista su specifico consenso)
• Consulenti legali, contabili, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problematiche correlate alla possibile assunzione
• Organizzazioni collegate per finalità connesse ai rapporti intercorrenti con l’organizzazione (es. società che erogano servizi di formazione)
• Organizzazioni esterne operanti nel campo della formazione
• Organizzazioni esterne/soggetti specializzate nella consulenza finalizzata al reclutamento e selezione del personale nonché alla gestione degli adempimenti amministrativi correlati
• Borsa Nazionale del Lavoro
• Fornitori di servizi e soluzioni informatiche (es. fornitori di host, di piattaforme informatiche che gestiscono i dati dei candidati, etc)
• Organismi di revisione o vigilanza
DIRITTI DELL’INTERESSATO
In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti ai sensi del Regolamento UE 679/2016 rivolgendosi seguenti recapiti: ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro sede legale in Corso Sempione, 4 – 20154 Milano, direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano,
www.etjca.it –
etjca@pec.etjca.it . Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.
In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.
L’interessato ha il diritto di richiedere: l’accesso, la rettifica, la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso espresso prima della revoca.
A tal scopo, l’organizzazione ha previsto sul sito internet la possibilità di:
• nel caso l’interessato non avesse mai instaurato un rapporto lavorativo con Etjca, cancellarsi autonomamente dal Suo profilo personale;
• nel caso ci sia stato un rapporto di lavoro potrà richiedere la cancellazione/modifica via mail specificatamente al seguente indirizzo:
rpd.privacy@etjca.it compilando l’apposito modulo al link
https://www.etjca.it/wp-content/uploads/2017/07/MOD-R.DIR-01-v01-modulo-richiesta-esercizio-diritti-privacy.pdf . Diversamente potrà presentarsi presso una filiale o trasmettere la richiesta attraverso raccomandata postale.
Il responsabile della protezione dei dati (RPD) nominato è contattabile alla, mail di contatto –
rpd.privacy@etjca.it 
